Dünya çapında doğal afetlerle yüzleşmediğimiz tek bir günün bile olmadığı zamanlardan geçiyoruz. Özellikle Türkiye'de son yıllarda rahat nefes alabildiğimiz birkaç ayı bile geçirememiş olduğumuzu göz önünde bulundurursak sadece bireysel yaşam alanlarımızı değil işletmelerimizi ve çalışanlarımızı da potansiyel doğal afetlere hazırlamak adına afet yönetim planı oluşturmaya zaman ayırmak için geç bile kaldığımız söylenebilir. Bu konuyu yaşanan onca acıdan sonra halen öneri olarak sunuyor olmamız trajik olsa da afet hazırlığı konusunda planı olmayan işletmelerin olduğunu görmek, konunun sürekli olarak gündemde tutulması gerekliliğini doğuruyor.
Küçük işletmenize veya şirketinize yatırdığınız tüm zamanı ve kaynakları düşünün. Mekan, mobilya, ekipman, envanter, kayıtlar ve en önemlisi çalışanlar güvende mi? Her şeyin her zaman iyiye gideceğini veya standart düzende ilerleyeceğini zanneden birçok kurum ve çatısı altında çalışanlar, afet yönetim planı olmadığı için bugün ya zarar görmüş ya da yok olmuş durumda. İnsanın en büyük özelliği de unutmak olduğundan başkalarının başına gelenlerden asla ders çıkarıp önlem almayı hızlandırmak gibi bir çabası da olmuyor.
Binbir çeşit krizin yaşandığı günümüz dünyasında afetler, felaketler düzenli olarak coğrafya değiştirirken bir yenisinin de bizim başımıza gelmeyeceğinden asla emin olamayız. Yaşamaya devam ettiğimiz müddetçe gerek direkt olarak gerekse şahit olduğumuzda ruhsal olarak etkileyen, her yönden üzerimize üzerimize gelen sorunlar olacaktır. Büyük baskı altında kaldığımızda hızlı kararlar alabilmemize yardımcı olacak tek şey acil durum eylem planıdır. Eğer böyle bir planlama yoksa panik anında çözüm üretmek asla kolay olmayacaktır.
Doğal afetleri engelleyemeseniz de proaktif bir afet yönetim planı, işletmeniz ve çalışanlarınız üzerindeki olumsuz etkileri ve kötü sonuçları azaltabilir ve operasyonlarınızın normal işleyişine dönüşünüzü hızlandırmaya yardımcı olabilir. Bir strateji geliştirmek için aşağıdaki ipuçlarını göz önünde bulundurmanız planınızı oluşturma sürecinde fayda sağlayabilir.
Operasyonel bir acil durum planı geliştirin
Herhangi bir afet durumunda işletmenize bir süre veya hiçbir zaman giremeyeceğiniz ihtimalini düşünerek yakın bir bölgede, güvenli bir kiralık ofis veya depoda hatta evinizde faaliyet göstermenin fizibilitesini yapabilirsiniz. İşletmenizde yeniden çalışmak mümkün olana kadar ya da yeni bir işletmeye geçene kadar işlerinizi yürütebilmek için başka bir alanı yedekte tutacak maddi gücünüz yoksa aynı veya benzer bir sektörde dost bir rakiple karşılıklı bir anlaşmaya vararak afet durumunda o işletmenin önceden belirlenmiş alanını kullanma fikrini dikkate alabilirsiniz. Amerika'da birçok şirket birbiriyle bu şekilde resmi olan veya olmayan sözleşmeler yapmaktadır. Bu anlaşmalarda şirketler, afet durumunda standart operasyonlara devam etmek için hangi ekipmana ve kaynaklara ihtiyaç duyulacağını belirleyerek önemli belgeleri, bilgisayar kayıtlarının yedek kopyalarını ve diğer hayati bilgileri dost firmanın temin ettiği güvenli bir yerde veya bulutta saklamaktadır.
Sel tehlikesi olan bölgelerdeki şirketler, bu riskin çok düşük olduğu ya da hiç olmadığı bölgelerde mutlaka bir yedek depo oluşturmaktadırlar. Yangın durumunda ise kurtarılması gereken en acil ekipman ve dosyaların hangileri olduğu önceden belirlenmiştir. Tüm çalışanlara düzenli olarak acil eylem planı eğitimi vermekteler ve acil tahliye durumunda çıkarılması gereken önemli evrak veya ekipman konusunda oluşturulan liste düzenli olarak kontrol edilip güncellenmekte.
Çalışanların ve müşterilerin güvenliğini sağlayın
Sığınaklara, toplanma alanlarına, hastanelere ve diğer acil servislere hızlı erişimi içeren bir tahliye planı geliştirin. Acil durum telefon numaralarını açık bir şekilde asın ve tüm çalışanlar için güncel acil durum iletişim bilgilerini ve temel tıbbi malzeme ve ekipmanları sağlayın.
Bir güvenlik envanteri gerçekleştirin
Duman dedektörlerini düzenli olarak temizleyin ve test edin, pilleri yılda en az bir kez değiştirin. Birkaç iyi stoklanmış ilk yardım çantanız olduğundan ve tüm yangın söndürücülerin tamamen dolu olduğundan emin olun. İşletmenizde kullanılan her türden pilin yedeklerini bulundurun ve acil durumlar için yakıtı güvenli bir şekilde depolanmış taşınabilir bir jeneratör satın almayı ve ulaşılabilir bir noktada bulundurmayı ihmal etmeyin.
İş sigortası kapsamınızı gözden geçirin
Sigorta konusu da bir şirket için en önemli konulardan biridir. Sigorta kapsamınız, şirketinizi mümkün olan en erken tarihte tekrar faaliyete geçirmek için yeterli olmalıdır. Binaların, içeriklerin ve temel tesislerin yenileme maliyetlerini karşılamalıdır. Bilgisayar donanımını, yazılımını ve saklanan verileri kapsamak için özel bir kapsam gerekebilir, bunu sigorta şirketiniz ile mutlaka konuşmalısınız. Önemli diğer bir husus da iş kesintisi ve normal operasyonlara hızlı bir şekilde geri dönmek için yapılan gelir kaybı ve diğer masraflar için ekstra masraf kapsamıdır. Beklenmedik durumlar için kullanılacak paranın da bir havuzda biriktirilmesi işletmenin güvenlik önlemlerinden biri olmalıdır.Nitelikli, profesyonel bir ticari sigorta acentesi, işletmeniz için bir afet yönetim planı hazırlamada değerli bir kaynak olacaktır.
Son olarak olası bir salgında kapanma ihtimaline karşı uzaktan çalışma sisteminin de önceden planlanması gerekmektedir.
Aklımıza gelmeyen onlarca felaketin birkaç yılda başımıza geldiğini göz önünde bulundurursak bireylerin ve işletmelerin bu konuyu ciddiye alması ve ihmal etmeden hazırlık yapması çok önemlidir.
